16
Módulos de servicio completos
20+
Templates de notas incluidos
FL
Específico para Florida
🎯 Tu misión como CBHCM
- Ayudar a los clientes a obtener y mantener sus beneficios médicos y sociales.
- Coordinar citas médicas, psiquiátricas y de salud en general.
- Conectar a los clientes con recursos de la comunidad en Florida.
- Documentar cada servicio de manera precisa dentro de las 24 horas.
- Trabajar con respeto, paciencia y sin juzgar a la población.
📚 Módulos disponibles — Selecciona para comenzar
Códigos de Servicio
11, 12, 99 — Place of Service
M0ATipos de Servicios
ISP, Assessment, Monthly Visit...
M0BCitas PCP
Llamada o acompañamiento a cita médica
M1Transporte NEMT
Coordinación de transporte médico Medicaid
M2Beneficios & Programas
Medicaid, Medicare, SNAP y más
M3Vivienda
Section 8, PSH, albergues
M4LIHEAP
Asistencia con facturas de electricidad
M5STS
Transporte apoyado del plan de tratamiento
M6Alimentos & Higiene
Bancos de alimentos y productos básicos
M7Nutrición
Meals on Wheels, comidas congregadas
M8Beneficios OTC
Artículos sin receta cubiertos por el seguro
M9Internet / Dispositivos
Lifeline, tablet y teléfono del gobierno
M10Documentación
Guía de notas profesionales CBHCM
M11Open Binder
Carpeta del cliente — contenido y organización
M12Service Plan
Cómo redactar el plan de servicio de 6 meses
M13Addendum
Cómo agregar nuevas necesidades al plan
M14Dominios
Los 12 dominios del Service Plan explicados
M15Unidades
Tabla de conversión de tiempo a unidades
M16⚠️ Regla #1 — Crisis de salud mental
SIEMPRE habla con tu supervisor si un cliente muestra ideación suicida, comportamiento agresivo o parece estar en crisis. Línea de crisis Florida: 1-800-342-0828
Módulo 0A
Códigos de Configuración de Servicio
Aprende qué significa cada código de Place of Service (POS) y cuándo usarlo en tus notas clínicas.
ℹ️ ¿Qué son los códigos de servicio?
Códigos estandarizados que indican dónde o cómo se realizó el servicio. Usar el código equivocado puede resultar en reclamaciones rechazadas.📋 Códigos Principales — Place of Service (POS)
| Código | Nombre Oficial | En Español | Cuándo usarlo |
|---|---|---|---|
| 11 | Office | Oficina / Consultorio | Servicio en la oficina de tu agencia, o acompañamiento al consultorio del proveedor médico. |
| 12 | Home | Domicilio del cliente | Servicio realizado en el hogar del cliente. Visita mensual, formularios en casa, Assessment. |
| 99 | Other / Unlisted | Otro lugar no especificado | Lugar que no corresponde a otros códigos: parque, albergue, farmacia, banco de alimentos, DCF. |
⚠️ Regla Importante
El código debe coincidir con donde realmente ocurrió el servicio. Cuando tengas duda, consulta con tu supervisor antes de documentar.💡 Contacto Directo vs. Colateral
Siempre especifica si el contacto fue DIRECTO (con el cliente presente) o COLATERAL (con otra persona en nombre del cliente — con ROI firmado).Módulo 0B
Tipos de Servicios CBHCM
Entiende qué significa cada tipo de servicio y cuándo documentarlo.
📊 Tabla de Referencia Rápida
| Servicio | ¿Con cliente? | ¿Requiere firma? | Frecuencia | Código típico |
|---|---|---|---|---|
| Initial Assessment | ✅ Sí | No siempre | Una vez al inicio | 11 ó 12 |
| Initial Service Plan | ✅ Sí | ✅ Sí | Una vez al inicio | 11 ó 12 |
| Service Plan Discussion | ✅ Sí | ✅ Sí | Cada 6 meses | 11 ó 12 |
| Gather Records | No necesariamente | ROI previo requerido | Según necesidad | 11 ó 99 |
| Monthly Home Visit | ✅ Sí (en su hogar) | A veces | Mínimo 1 vez/mes | 12 |
| Follow-Up | Generalmente sí | No | Según necesidad | 11, ó 12 |
| Crisis Intervention | ✅ Sí | No | Solo si hay crisis | 12 ó 99 |
| Collateral Contact | ❌ No | ROI previo requerido | Según necesidad | 11 |
| Discharge Planning | ✅ Sí | ✅ Sí | Al final del caso | 11 ó 12 |
✅ Visita Mensual (MHV) — Qué documentar
Estado de salud mental observado · Condiciones del hogar · Medicamentos disponibles · Alimentos disponibles · Necesidades identificadas · Respuesta del cliente · Metas trabajadas durante la visita.⚠️ Crisis Intervention
SIEMPRE involucra a tu supervisor. NUNCA manejes una crisis solo/a. Línea de crisis Florida: 1-800-342-0828. Documenta todo.Módulo 1
Citas de Médico Primario (PCP)
Aprende a agendar, confirmar y asistir citas médicas para tus clientes.
📞 Tipo A — Por Teléfono
🚶 Tipo B — En Persona
🔢 Paso a Paso — Llamada Telefónica
1
Prepárate
- Nombre, DOB y número de Medicaid/Medicare del cliente.
- Verifica que el PCP está en red del plan de seguro.
- Confirma si necesita transporte.
2
Realiza la llamada
Guión: "Good morning. My name is [Tu nombre], I am a Case Manager calling on behalf of my client [Nombre], DOB [fecha]. I am calling to schedule a [follow-up / new patient / sick visit] with [Dr. Nombre]."
3
Obtén durante la llamada
- Fecha y hora confirmada.
- Número de confirmación.
- Instrucciones especiales.
4
Después
- Informa al cliente y coordina transporte si es necesario.
- Documenta INMEDIATAMENTE.
📋 Template de Nota — Tipo A
📋 NOTA — CITA PCP — TIPO A: POR TELÉFONO
Fecha del Servicio
[MM/DD/AAAA]
Hora inicio / fin
[HH:MM AM/PM] — [HH:MM AM/PM]
Tipo de Contacto
Colateral — Llamada telefónica al proveedor médico
Descripción
El CBHCM realizó llamada al consultorio del Dr. [Nombre] al [###-###-####]. Propósito: [agendar/confirmar/reagendar] cita para el/la cliente [Nombre].
Resultado
Cita agendada para [fecha] a las [hora]. Confirmación #: [#####]. Instrucciones: [____].
Próximo Paso
[Fecha] — Recordatorio al cliente / Confirmar transporte.
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
🔢 Paso a Paso — Acompañamiento En Persona
1
El día anterior
- Llama al cliente: fecha, hora y lugar.
- Recuérdale: ID, tarjeta de seguro, lista de medicamentos.
2
Al llegar al consultorio
- Ayuda al cliente a registrarse.
- Informa tu rol: "I am the case manager for [client name]."
3
Durante la consulta
No hables en lugar del cliente — facilita, no sustituyas. Toma notas de instrucciones.
4
Después
- Repasa instrucciones con el cliente.
- Documenta el mismo día.
📋 Template de Nota — Tipo B
📋 NOTA — CITA PCP — TIPO B: EN PERSONA
Fecha del Servicio
[MM/DD/AAAA]
Hora inicio / fin
[HH:MM AM/PM] — [HH:MM AM/PM]
Tipo de Contacto
Contacto directo cara a cara — Acompañamiento a cita médica
Lugar
[Nombre del consultorio, dirección completa]
Estado del cliente
El/la cliente se encontraba [calmado/a, cooperativo/a]. Verbalizó [____].
Resultados de cita
Dr. [nombre] informó [diagnóstico / instrucciones / cambio de medicamento]. Próxima cita: [fecha].
Próximo Paso
[Fecha] — Seguimiento labs / Próxima cita.
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 2
Transporte Médico NEMT
Coordina transporte no emergencial cubierto por Medicaid Florida.
ℹ️ ¿Qué es el NEMT?
Non-Emergency Medical Transportation cubierto por Medicaid Florida. Solo cubre citas médicas. Requiere mínimo 48-72h de anticipación.🔢 Paso a Paso
1
Identifica el plan de Medicaid
Sunshine Health, Molina, Simply, Humana, Aetna Better Health. Busca número de NEMT en la tarjeta del plan.
2
Llama con 48-72h de anticipación — Ten lista esta info:
- Nombre completo y número de Medicaid del cliente.
- Dirección exacta de recogida.
- Nombre, dirección y tel del proveedor médico.
- Fecha y hora de la cita (solicita recogida 1h antes).
3
Confirma 24h antes
Llama para confirmar y comunica el número de confirmación al cliente.
📋 Template de Nota — NEMT
📋 NOTA — COORDINACIÓN DE TRANSPORTE NEMT
Plan de Medicaid
[Sunshine / Molina / Simply / Humana / Aetna]
Descripción
El CBHCM contactó al servicio NEMT del plan [nombre] para coordinar transporte para [Nombre] con motivo de su cita el [fecha] a las [hora] con Dr. [Nombre] en [dirección].
Detalles
Recogida: [dirección]. Hora: [hora]. Confirmación #: [#####].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 3
Beneficios & Programas de Asistencia
Medicaid, Medicare y SNAP — todas las vías de acceso.
🏥 Medicaid
👴 Medicare
🛒 SNAP
🏥 Medicaid — Vías de Acceso
1
Online: access.myflorida.com
Crea cuenta → Apply for Benefits → completa con el cliente presente → guarda número de confirmación.
2
Por Teléfono: 1-866-762-2237
Lunes a Viernes 8am–5pm ET. Llama con el cliente presente.
3
Presencial en Oficina DCF
myflfamilies.com para localizar oficina. Lleva: ID, SS, carta SSI/SSDI, comprobante de residencia.
⚠️ IMPORTANTE
NUNCA llenes una solicitud sin el cliente presente y sin su autorización.📋 Template de Nota — Medicaid
📋 NOTA — ASISTENCIA CON MEDICAID
Vía utilizada
[ACCESS Florida online / Presencial en DCF / Por teléfono]
Descripción
El CBHCM asistió al/la cliente [Nombre] en completar la [solicitud/renovación] de Medicaid. Cliente estuvo presente y proveyó autorización verbal.
Resultado
Confirmación #: [#####]. Revisión esperada en [fecha].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
ℹ️ Cómo solicitar Medicare
Social Security Administration: 1-800-772-1213 o ssa.gov. La mayoría de clientes SMI con SSDI reciben Medicare automáticamente después de 24 meses.⚖️ Medicaid vs Medicare
| Aspecto | MEDICAID | MEDICARE |
|---|---|---|
| Para quién | Personas de bajos ingresos | 65+ años o discapacidad (SSDI 24 meses) |
| En Florida | Administrado por DCF | Gobierno federal (CMS) |
| Solicitud | access.myflorida.com | ssa.gov / 1-800-772-1213 |
| Renovación | Anual (redetermination) | Continua mientras califique |
🛒 ¿Qué es SNAP?
Supplemental Nutrition Assistance Program — fondos mensuales en tarjeta EBT para comprar alimentos. Se solicita igual que Medicaid: access.myflorida.com o DCF.🔢 Proceso — ACCESS Florida (SNAP)
1
access.myflorida.com → Apply for Benefits → selecciona SNAP
Puedes aplicar para SNAP y Medicaid al mismo tiempo en una sola solicitud.
2
Completa información del hogar, ingresos y GASTOS
Incluye gastos de renta y utilidades — esto puede AUMENTAR el monto del beneficio.
3
DCF puede requerir entrevista telefónica
Coordina con el cliente para poder asistirle.
4
Tarjeta EBT por correo en 7-30 días
Si no llega: llamar al 1-888-356-3281 (Florida EBT).
📋 Template de Nota — SNAP
📋 NOTA — ASISTENCIA CON SNAP
Vía utilizada
[ACCESS Florida online / Presencial DCF / Por teléfono]
Descripción
El CBHCM asistió al/la cliente [Nombre] en completar la [solicitud/renovación] de SNAP. Cliente estuvo presente y autorizó verbalmente.
Resultado
Confirmación #: [#####]. / Pendiente entrevista. / EBT llegará en [días] días.
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 4
Vivienda / Housing
La vivienda estable es fundamental en la recuperación. Conecta a tus clientes con los recursos correctos.
🏘️ Tipos de Recursos
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Emergency Shelter | Techo inmediato. Temporal (30-90 días). |
| Section 8 / HCV | Subsidio federal para alquiler. Lista de espera. Housing Authority local. |
| Permanent Supportive Housing | Vivienda permanente con servicios. Prioridad para SMI. |
| Continuum of Care (CoC) | Sistema coordinado por condado para personas sin hogar. |
💡 Recursos
211florida.org / llama al 211 · hud.gov · Salvation Army · Catholic Charities · Coordinated Entry System (CES)📋 Template de Nota
📋 NOTA — ASISTENCIA CON VIVIENDA
Situación
[Sin hogar / riesgo de desalojo / vivienda inestable]. Descripción: [____].
Acciones
CBHCM contactó [organizaciones]. Se completó [solicitud Section 8 / PSH / albergue / llamada 211].
Resultado
Solicitud enviada / En lista espera / Entrevista [fecha]. Ref #: [####].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 5
LIHEAP — Asistencia con Utilidades
Ayuda a tus clientes a pagar sus facturas de electricidad y evitar desconexiones.
⚡ ¿Qué cubre?
Pago de facturas de electricidad/gas · Asistencia para evitar desconexiones · Crisis Intervention Program (CIP) para emergencias.🔢 Paso a Paso
1
Encuentra la Community Action Agency (CAA)
floridacommunitydevelopment.org/liheap o llama al 1-800-342-3557
2
Reúne documentos
- ID · Carta SSI/SSDI · Factura de electricidad · Comprobante de residencia
3
Completa la solicitud y haz seguimiento en 1-2 semanas
⚠️ Fondos limitados
Los fondos se agotan rápidamente. Aplica lo antes posible cuando abra el programa en tu condado.📋 Template de Nota
📋 NOTA — SOLICITUD LIHEAP
Agencia CAA
[Nombre], tel: [###-###-####]
Descripción
CBHCM asistió a [Nombre] en solicitud LIHEAP a través de [CAA]. Se [asistió online / llamó / acompañó].
Resultado
Confirmación #: [#####] / En revisión. Respuesta en [tiempo].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 6
STS — Supported Transportation Services
Transporte especializado para destinos del plan de tratamiento.
STS vs NEMT
| Aspecto | NEMT (Medicaid) | STS |
|---|---|---|
| Destinos | Solo citas médicas | Médicas + tratamiento SMI + servicios del plan |
| Autorización | No siempre requerida | Puede requerir pre-aprobación |
📋 Template de Nota
📋 NOTA — COORDINACIÓN STS
Proveedor STS
[Nombre], tel: [###-###-####]
Descripción
CBHCM coordinó STS para [Nombre] con [proveedor]. Destino: [nombre] el [fecha] a [hora].
Detalles
Recogida: [dirección]. Confirmación #: [#####]. Propósito: [psiquiatra / terapia / PCP].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 7
Alimentos & Higiene
Conecta a tus clientes con donaciones de comida y productos básicos.
🥫 Bancos de Alimentos
🧴 Higiene Personal
ℹ️ Recursos
211 / 211florida.org · feedingflorida.org · Feeding America · Second Harvest Food Bank · Catholic Charities · Salvation Army · St. Vincent de Paul📋 Template de Nota
📋 NOTA — CONEXIÓN A BANCO DE ALIMENTOS
Descripción
CBHCM identificó necesidad de alimentos de [Nombre]. Se buscaron recursos en [condado] usando [211 / feedingflorida.org].
Recursos
[Nombre del banco], dirección: [_], tel: [###], horario: [_].
Resultado
Cliente [recibió información / fue y recibió alimentos / en lista].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
🧴 Dónde conseguir productos gratuitos
- 211 — muchas organizaciones distribuyen kits de higiene.
- Community Action Agencies (CAAs)
- Salvation Army y homeless shelters
- Iglesias locales — "hygiene closets"
- Tu agencia — pregunta si tienen productos disponibles
📋 Template de Nota
📋 NOTA — RECURSOS DE HIGIENE
Descripción
CBHCM identificó necesidad de higiene de [Nombre]. Se buscaron recursos usando [211 / directorio].
Recursos
[Nombre org], artículos: [jabón, champú, desodorante, pasta dental].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 8
Servicios de Nutrición
Meals on Wheels, comidas congregadas y educación nutricional.
🍱 Meals on Wheels
🏛️ Comidas Congregadas
📚 Educación Nutricional
🍱 Meals on Wheels
Entrega de comidas al domicilio. Para adultos 60+, personas con discapacidad o SMI que no pueden cocinar. Contacta: mowaa.org · elderaffairs.org · llama al 211.📞 Programas por condado (ejemplos)
Miami-Dade: 305-670-2273 · Broward: 954-745-9567 · Orange (Orlando): 407-514-1800 · Palm Beach: 561-684-5885 · Hillsborough (Tampa): 813-225-0420
📋 Template de Nota
📋 NOTA — SERVICIO MEALS ON WHEELS
Programa
[Nombre del programa], condado [X], tel: [###-###-####]
Descripción
CBHCM identificó necesidad de comidas a domicilio para [Nombre]. Se realizó referido a [programa].
Resultado
Inscrito — inicio [fecha] / en lista de espera. Frecuencia: 5 días/semana.
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
🏛️ Comidas Congregadas
Comidas en centros comunitarios, iglesias o centros para seniors. Además de la comida, ofrecen SOCIALIZACIÓN — muy beneficioso para clientes con SMI que se aíslan.💡 Cómo encontrar
211florida.org · Area Agency on Aging (AAA) de cada condado · Senior Centers locales · Salvation Army📚 SNAP-Ed
Clases gratuitas de nutrición para personas con bajos ingresos. UF IFAS Extension: sfyl.ifas.ufl.edu · Llama al 211 · Community Action AgenciesMódulo 9
Beneficios OTC
Créditos mensuales para comprar artículos sin receta cubiertos por el plan de Medicaid.
💊 ¿Qué son los beneficios OTC?
Créditos mensuales ($25–$100/mes según el plan) para: vitaminas, analgésicos, higiene, termómetros, etc. ¡Si no los usa los pierde! No se acumulan.🔢 Proceso — 5 Pasos
1
Verifica el plan del cliente
Sunshine Health · Humana · Molina · Simply Healthcare · Aetna Better Health FL · UHC Community Plan
2
Obtén el formulario/catálogo OTC del plan
Llama al número de miembro: "Does my member have an OTC benefit? What is the monthly credit?"
3
Asiste al cliente a elegir artículos
📞 Por teléfono con cliente · 🏠 Presencial en domicilio · 📍 En localidad acordada
4
Envía el pedido
Por teléfono · Online en portal · En farmacia/tienda · Por fax · Por correo
5
Educa al cliente
El beneficio se renueva MENSUALMENTE. No se acumula. Recuérdalo cada mes.
💡 Consejo
Muchos clientes no saben que tienen este beneficio. Revísalo en el primer mes con cada cliente nuevo. Un OTC sin usar = dinero perdido para el cliente.📋 Template de Nota
📋 NOTA — ASISTENCIA CON BENEFICIO OTC
Plan
[Sunshine / Humana / Molina / Simply / Aetna] — Crédito: $[cantidad]/mes
Método
[Llamada con cliente / Presencial en domicilio / Localidad acordada]
Artículos
[vitaminas, analgésicos, productos de higiene, etc.]
Resultado
Pedido procesado. Confirmación #: [#####]. Entrega en [días] días.
Educación
Se explicó que el beneficio OTC se renueva mensualmente y no se acumula. Cliente verbalizó entender.
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Módulo 10
Internet, Tablet & Teléfono del Gobierno
Programas federales para personas de bajos ingresos.
📞 Lifeline
🌐 Internet
📱 Tablet
📞 Lifeline — Teléfono gratuito o descontado
Califican: SSI, Medicaid, SNAP, o ingreso ≤ 135% del nivel federal de pobreza. Solo UN beneficio por hogar. Portal: lifelinesupport.orgProveedores en Florida
- Assurance Wireless — assurancewireless.com (muy popular en FL)
- SafeLink Wireless — safelink.com (red T-Mobile)
- Q Link Wireless — qlink.com
- Access Wireless — accesswireless.com
📋 Template de Nota
📋 NOTA — ASISTENCIA LIFELINE / INTERNET / DISPOSITIVO
Proveedor
[Assurance / SafeLink / AT&T Access / Comcast Essentials / otro]
Descripción
CBHCM asistió a [Nombre] en solicitud para [Lifeline / internet / tablet] con [proveedor]. Proceso: [online / teléfono].
Resultado
Solicitud enviada. Confirmación #: [#####]. Servicio esperado en [días].
Firma
[Nombre del CBHCM], CBHCM — [Agencia]
Internet de Bajo Costo
| Programa | Cómo acceder | Costo |
|---|---|---|
| Lifeline Internet | lifelinesupport.org | ~$9.25/mes descuento |
| AT&T Access | att.com/internet/access | ~$10/mes |
| Xfinity Internet Essentials | internetessentials.com | ~$9.95/mes |
| Spectrum Internet Assist | spectrum.com | ~$17.99/mes |
📱 Tablets subsidiadas
Assurance Wireless · SafeLink · Q Link Wireless. Los dispositivos cambian frecuentemente — verifica en el sitio del proveedor antes de iniciar el proceso.⚠️ Disponibilidad limitada
Llama al proveedor directamente para verificar disponibilidad antes de comenzar la solicitud.Módulo 11
Guía de Documentación
La documentación es tan importante como el servicio mismo.
⚖️ Reglas de Oro
- Documenta dentro de las 24 horas del servicio — siempre.
- Sé objetivo: escribe lo que observaste y lo que el cliente dijo, no opiniones.
- Incluye siempre: fecha, hora inicio, hora fin, tipo de contacto y resultado.
- Si algo no se completó, documenta el motivo y los próximos pasos.
- NUNCA documentes servicios que no ocurrieron. Esto es fraude.
- Si cometiste un error, haz una corrección con fecha — nunca borres notas originales.
📝 Frases Profesionales
| ❌ Evita | ✅ Di esto |
|---|---|
| "El cliente está loco" | "Presentó conducta desorganizada / verbalización incoherente." |
| "No quiso ir a la cita" | "Declinó asistir, verbalizando [razón]." |
| "No lo pude contactar" | "Se realizaron [#] intentos de contacto sin éxito." |
| "Le di información" | "Se proveyó educación sobre [tema]. Cliente verbalizó entender." |
| "Está mejorando" | "Reportó sentirse mejor y no presentó síntomas observables." |
📞 Recursos de Referencia Rápida — Florida
211 Florida: 211 | 211florida.orgACCESS Florida (Medicaid/SNAP): 1-866-762-2237 | access.myflorida.com
Medicaid Helpline FL: 1-877-711-3662
LIHEAP Florida: 1-800-342-3557 | floridacommunitydevelopment.org/liheap
HUD — Housing/Section 8: hud.gov
Feeding Florida: feedingflorida.org
Lifeline: lifelinesupport.org | 1-800-234-9473
Meals on Wheels: mowaa.org | llama al 211
Florida EBT: 1-888-356-3281
Crisis Florida: 1-800-342-0828
Social Security: 1-800-772-1213 | ssa.gov
DCF Oficinas: myflfamilies.com/offices
Módulo 12
Open Binder — Carpeta del Cliente
El Open Binder es la carpeta física o digital que contiene toda la documentación activa del cliente.
📁 ¿Qué es el Open Binder?
Es la carpeta de caso activo de cada cliente. Contiene todos los documentos importantes organizados por secciones. Debe estar siempre actualizado y disponible para auditorías o supervisión.📋 Contenido del Open Binder
| # | Documento | Descripción | ¿Cuándo actualizar? |
|---|---|---|---|
| 1 | Face Sheet | Información básica: nombre, DOB, dirección, teléfono, contacto de emergencia. | Al inicio y cuando cambie info |
| 2 | Consent / ROI | Release of Information — autorización del cliente para compartir información con proveedores. | Al inicio, renovar anualmente |
| 3 | Assessment | Evaluación inicial de necesidades del cliente en todos los dominios. | Al inicio del caso |
| 4 | Service Plan (ISP) | Plan de servicio con metas y objetivos a 6 meses. | Cada 6 meses |
| 5 | Addendums | Documentos adicionales cuando surge una nueva necesidad entre renovaciones. | Según necesidad |
| 6 | Notas de Servicio | Documentación de cada contacto con el cliente. | Dentro de 24h de cada servicio |
| 7 | Documentos de Beneficios | Copias de tarjeta Medicaid, carta SSI/SSDI, tarjeta EBT, etc. | Al inicio y cuando cambien |
| 8 | Discharge Summary | Resumen del cierre del caso. | Al cerrar el caso |
⚠️ Regla de Oro
Si no está en el binder, no existe. Toda acción tomada en nombre del cliente debe estar documentada y archivada.💡 Consejo para Auditorías
Revisa el binder de cada cliente al menos una vez al mes. Verifica que no haya documentos vencidos, especialmente el ROI y el Service Plan.Módulo 13
Service Plan — Plan de Servicio
El documento más importante del caso. Define las metas y objetivos del cliente para los próximos 6 meses.
📝 ¿Qué es el Service Plan?
Es un documento formal creado en conjunto con el cliente. Describe sus necesidades identificadas, metas a largo plazo y los objetivos específicos que el CBHCM trabajará durante los próximos 6 meses. Debe ser firmado por el cliente.🏗️ Estructura del Service Plan
| Sección | ¿Qué contiene? |
|---|---|
| Section I | Información del cliente: nombre, número de caso, fechas del plan. |
| Section II | Necesidades identificadas por dominio. |
| Section III | Metas a largo plazo y objetivos por dominio con estrategias del Case Manager. |
| Firmas | Firma del cliente y del Case Manager con fecha. |
🔢 Cómo redactar el Service Plan
1
Completa el Assessment primero
Identifica todas las necesidades del cliente por dominio antes de comenzar el plan.
2
Llena Section II — Necesidades por Dominio
Para cada dominio con necesidad: describe el problema brevemente. Ejemplo: "Pedro suffers from depression and needs psychiatric services and medication management."
3
Escribe la Meta a Largo Plazo en palabras del cliente
Ejemplo: "I would like to wake up happier everyday and have the motivation to do things."
4
Redacta mínimo 3 Objetivos por dominio
Cada objetivo: quién hace qué, cómo, y en cuánto tiempo. Ejemplo: "Case Manager will coordinate psychiatric services for Pedro on a monthly basis during the next 6 months."
5
Asigna fechas y responsables
Start Date = hoy. Target Date = 6 meses después. Responsible Provider = quién provee el servicio.
6
Firma con el cliente
El cliente debe firmar. Si se niega, documenta el motivo.
⚠️ Importante
El Service Plan se renueva cada 6 meses. Si surge una nueva necesidad antes, usa un Addendum — no esperes a los 6 meses.Módulo 14
Addendum — Enmienda al Service Plan
Se usa cuando surge una nueva necesidad del cliente entre renovaciones del Service Plan.
➕ ¿Qué es un Addendum?
Documento que se agrega al Service Plan actual cuando aparece una nueva necesidad no incluida originalmente. No reemplaza el plan — lo complementa y es válido hasta que el Service Plan expire.📋 ¿Cuándo usar un Addendum?
| ✅ USA Addendum cuando... | ❌ NO uses Addendum cuando... |
|---|---|
| Surge una nueva necesidad no cubierta en el plan actual | Ya es tiempo de renovar el Service Plan (cada 6 meses) |
| El cliente pierde documentos importantes (ID, licencia) | Solo quieres cambiar una fecha o detalle menor |
| El cliente necesita un nuevo servicio de emergencia | El dominio ya está incluido en el plan actual |
| Hay un cambio significativo en la situación del cliente | Es un seguimiento normal de un objetivo existente |
🔢 Cómo redactar un Addendum
1
Identifica el dominio
¿A qué dominio pertenece la nueva necesidad? Ejemplo: Domain #11 — Legal/Immigration.
2
Escribe las "Identified Service Needs"
Ejemplo: "Pedro contacted CBHCM and informed that he has lost some of his documents, including driver's license."
3
Escribe la Long Term Goal en palabras del cliente
Ejemplo: "My identification card is lost, so I need to replace both documents during the next month."
4
Redacta mínimo 3 Objetivos
Incluye Start Date, Target Date y Responsible Provider en cada uno.
5
Firma con el cliente
El addendum debe ser firmado. Al pie indica que es parte del Service Plan actual.
📄 Ejemplo Real — Domain #11 Legal/Immigration
➕ ADDENDUM — SERVICE PLAN — DOMAIN #11 Legal/Immigration
Identified Need
Pedro contacted CBHCM and informed that he has lost some of his documents, including his driver's license.
Long Term Goal
My Identification card is lost, so I need to replace both documents during the next month.
Objective 1
CBHCM will assist Pedro at the proper offices (Driver License, Medicare, EBT, Bank Card) to complete the applications and steps to replace his cards. Start: 12/09/19 — Target: 01/19/20.
Objective 2
CBHCM will assist Pedro in obtaining the necessary documentation for this process and during his interview with representatives. Start: 12/09/19 — Target: 01/19/20.
Objective 3
CBHCM will assist Pedro in finding information about the process and will monitor to ensure Pedro receives his new ID by phone calls, visits, or official notifications. Start: 12/09/19 — Target: 01/19/20.
Responsible
Driver License Office, DCF, Chase Bank, Medicare, Pedro, and CBHCM.
💡 Nota Legal
El Addendum es formalmente parte del Service Plan actual. Una vez firmado, es válido hasta que el Service Plan expire. Archívalo en el Open Binder inmediatamente.Módulo 15
Dominios del Service Plan
Los 12 dominios organizan las áreas de vida del cliente.
🗂️ ¿Qué son los Dominios?
Son las 12 áreas de vida que se evalúan en el Assessment y se trabajan en el Service Plan. Cada dominio puede tener necesidades identificadas con sus propios objetivos y estrategias.📊 Los 12 Dominios — Referencia Completa
| # | Dominio | Necesidades Comunes | Recursos Típicos |
|---|---|---|---|
| 1 | Mental Health / Behavioral / Substance Abuse | Psiquiatra, terapia, medicamentos, crisis, hospitalizaciones. | Psiquiatra, terapeuta, Crisis FL: 1-800-342-0828 |
| 2 | Physical / Medical / Dental | PCP, especialistas, dental, visión, medicamentos físicos. | PCP, Medicaid, NEMT, farmacias |
| 3 | Vocational / Employment / Job Training | Empleo, entrenamiento laboral, voluntariado. | CareerSource FL, Vocational Rehab |
| 4 | School / Education | GED, clases de inglés (ESL), educación continua. | Escuelas adultas, bibliotecas, Adult Ed |
| 5 | Environmental / Recreational / Social Support | Aislamiento social, grupos de apoyo, recreación. | Centros comunitarios, grupos de apoyo |
| 6 | Activities of Daily Living (ADL) | Cocinar, limpieza, compras, movilidad, higiene personal. | Home Health Aide (HHA), OT |
| 7 | Housing / Shelter | Riesgo de desalojo, sin hogar, necesidad de Section 8. | HUD, Section 8, PSH, albergues, 211 |
| 8 | Economic / Financial | SSI/SSDI, deudas, renovación de beneficios, SNAP. | SSA 1-800-772-1213, DCF, ACCESS FL |
| 9 | Basic Needs (Food, Clothing, Furniture) | Falta de alimentos, ropa, muebles, artículos del hogar. | Bancos de alimentos, 211, Salvation Army |
| 10 | Transportation | Sin transporte para citas médicas, sin licencia. | NEMT (Medicaid), STS, bus pass |
| 11 | Legal / Immigration | Documentos perdidos, ID, ciudadanía, estatus migratorio. | DMV, USCIS, organizaciones legales |
| 12 | Other (Specify) | Cualquier necesidad no cubierta por los dominios anteriores. | Según la necesidad identificada |
📄 Ejemplo Real — Section II (Pedro Vega, Caso A-#####)
| # | Dominio | Necesidad Identificada |
|---|---|---|
| 1 | Mental Health | Suffers from depression, needs psychiatric services and medication management. Needs coordination of psychiatric appointments and monitoring of medication. |
| 2 | Physical/Medical | Suffers from several physical conditions. Needs assistance with appointments, medication, and linking with specialists. Very limited access to community resources. |
| 3–5 | Vocational / School / Environmental | No need identified (En caso de necesitar el servicio se incorpora una description de sus necesidades asociadas al mismo) |
| 6 | Activities of Daily Living | Needs help with laundry, housekeeping, mobility. Feels very nervous answering phone calls and has anxiety when going shopping/errands. |
| 7 | Housing/Shelter | Difficulties keeping up with rent. Lives in efficiency with reduced space and lacks accommodations for his physical limitations. |
| 8 | Economic/Financial | Low income, needs to complete forms to increase SSI benefits and reapply for food stamps. |
| 9 | Basic Needs | Needs food and clothes donations from community providers due to difficult economic situation. |
| 10–12 | Transportation / Legal / Other | No need identified (En caso de necesitar el servicio se incorpora una description de sus necesidades asociadas al mismo) |
✅ Consejo Profesional
No todos los dominios necesitan tener una necesidad identificada. Solo documenta los dominios donde el cliente realmente tiene una necesidad. Dejar un dominio en blanco es completamente válido.Módulo 16
Unidades de Servicio
Las unidades miden el tiempo de cada servicio. Documéntalas correctamente para la facturación.
⏱️ ¿Qué es una Unidad?
Una unidad = 15 minutos de servicio. El tiempo mínimo facturable es 8 minutos (= 1 unidad). Siempre documenta hora de inicio y fin.📊 Tabla de Conversión de Unidades
| Unidades | Minutos | Tiempo (h:mm) |
|---|---|---|
| 1 | 8 – 22 | 0:22 |
| 2 | 23 – 37 | 0:37 |
| 3 | 38 – 52 | 0:52 |
| 4 | 53 – 67 | 1:07 |
| 5 | 68 – 82 | 1:22 |
| 6 | 83 – 97 | 1:37 |
| 7 | 98 – 112 | 1:52 |
| 8 | 113 – 127 | 2:07 |
| 9 | 128 – 142 | 2:22 |
| 10 | 143 – 157 | 2:37 |
| 11 | 158 – 172 | 2:52 |
| 12 | 173 – 187 | 3:07 |
| 13 | 188 – 202 | 3:22 |
| 14 | 203 – 217 | 3:37 |
| 15 | 218 – 232 | 3:52 |
| 16 | 233 – 247 | 4:07 |
| 17 | 248 – 262 | 4:22 |
| 18 | 263 – 277 | 4:37 |
| 19 | 278 – 292 | 4:52 |
| 20 | 293 – 307 | 5:07 |
| 21 | 308 – 322 | 5:22 |
| 22 | 323 – 337 | 5:37 |
| 23 | 338 – 352 | 5:52 |
| 24 | 353 – 367 | 6:07 |
| 25 | 368 – 382 | 6:22 |
| 26 | 383 – 397 | 6:37 |
| 27 | 398 – 412 | 6:52 |
| 28 | 413 – 427 | 7:07 |
| 29 | 428 – 442 | 7:22 |
| 30 | 443 – 457 | 7:37 |
| 31 | 458 – 472 | 7:52 |
| 32 | 473 – 487 | 8:07 |
💡 Ejemplos Prácticos
| Situación | Tiempo real | Unidades |
|---|---|---|
| Llamada rápida para confirmar cita | 10 minutos | 1 unidad |
| Visita mensual en el hogar | 45 minutos | 3 unidades |
| Acompañamiento a cita médica | 2 horas | 8 unidades |
| Assessment inicial | 90 minutos | 6 unidades |
| Service Plan Discussion con firma | 1 hora | 4 unidades |
⚠️ Reglas Importantes
- Siempre documenta hora de inicio Y fin — nunca solo la duración.
- Las unidades deben coincidir con el tiempo real del servicio.
- Un servicio de menos de 8 minutos no es facturable.
- Si atiendes al cliente en múltiples servicios el mismo día, cada uno se documenta por separado.
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